Numérisation de documents pour les professionnels

Tous les documents ne se numérisent pas de la même façon. Une facture A4 standard, un plan de grande taille, un contrat relié, un courrier manuscrit ou un registre ancien nécessitent des équipements, des réglages et des techniques différents. La qualité finale de la numérisation dépend directement de cette expertise technique. Une numérisation mal réalisée produit des fichiers illisibles, inexploitables ou non conformes aux exigences légales d’archivage électronique.

Centre Memoris dispose d’un parc complet de scanners professionnels adaptés à tous les types de documents. Nos opérateurs maîtrisent les paramètres de numérisation pour garantir une qualité optimale quel que soit le document source.

La diversité des documents que nous traitons

Factures et documents comptables : Vos factures clients et fournisseurs, notes de frais, relevés bancaires et documents comptables sont numérisés en haute résolution avec capture des données essentielles. La numérisation des factures répond aux obligations de facturation électronique et facilite leur intégration dans vos logiciels de comptabilité. Chaque montant, date et référence devient identifiable et exploitable automatiquement.

Contrats et documents juridiques : les contrats clients, contrats de travail, baux commerciaux, actes notariés et documents juridiques nécessitent une numérisation fidèle conforme à la NF Z42-026 pour garantir leur valeur probante. Nous appliquons les paramètres de résolution et conformes aux normes d’archivage électronique légal. Vos documents numérisés conservent leur force probante.

Courriers et correspondances : courriers entrants et sortants, lettres recommandées, notifications administratives : nous numérisons l’ensemble de votre correspondance pour constituer un historique complet et facilement consultable.

Plans et documents techniques : les plans d’architecte, schémas techniques, plans de masse et documents de grande taille nécessitent des scanners grands formats spécialisés. Nos équipements professionnels numérisent les formats A0 à A3 avec précision. Les bureaux d’études, architectes et géomètres-experts bénéficient d’une numérisation qui préserve tous les détails techniques essentiels.

Dossiers clients : pour les cabinets d’avocats, notaires et experts-comptables, nous numérisons les dossiers complets avec respect absolu de la confidentialité. Chaque pièce est numérisée puis reconstituée numériquement selon l’organisation du dossier papier. Vos collaborateurs retrouvent instantanément l’information dont ils ont besoin.

Registres et documents reliés : Les registres comptables, documents anciens reliés nécessitent des techniques de numérisation spécifiques pour ne pas endommager la reliure. Nos scanners à plat permettent de numériser sans démonter ni abîmer vos documents précieux.

Notre intervention sécurisée et sans contrainte pour vous

Nos équipes se déplacent directement dans vos locaux en Occitanie et Centre-Val de Loire pour collecter vos documents à numériser. Dès la prise en charge, un bordereau détaillé est établi afin d’inventorier précisément chaque lot confié et d’assurer une traçabilité totale. Les documents sont ensuite transportés vers nos centres de numérisation sécurisés, dont l’accès est strictement réservé au personnel autorisé. Chaque document est traité dans le respect absolu de la confidentialité. Afin de garantir une qualité irréprochable, nous appliquons un contrôle rigoureux sur chaque lot : lisibilité, orientation, complétude et résolution sont systématiquement vérifiées, et tout fichier imparfait est retraité avant livraison.

Selon vos besoins, vos originaux peuvent vous être restitués directement dans vos locaux, intégrés dans une G.E.D. ou un S.A.E. ou conservés dans nos centres d’archivage physique sécurisés situés à Montpellier et à Tours. Grâce à ce processus entièrement maîtrisé, vous bénéficiez d’une prestation fiable, sécurisée et parfaitement adaptée à vos exigences de conservation.

Disposer de documents numériques stockés sur un serveur ne suffit pas à transformer votre efficacité opérationnelle. L’objectif final est que vos collaborateurs accèdent instantanément aux informations utiles depuis leurs outils de travail quotidiens, sans manipulations complexes ni ressaisies. L’intégration des documents numérisés dans vos systèmes d’information existants est la clé d’une transformation digitale réussie.

Centre Memoris ne se contente pas de produire des fichiers numériques. Nous vous accompagnons jusqu’à leur intégration complète dans votre écosystème informatique pour garantir une exploitation immédiate et fluide.

L’analyse de votre environnement technique

Nos experts techniques analysent votre système d’information actuel : quels logiciels utilisez-vous ? Quel ERP ? Quel logiciel de comptabilité ? Quelle GED (Gestion Électronique de Documents) ? Quel Système d’Archivage Électronique ? Quels outils métiers spécifiques ? Cette cartographie nous permet de concevoir une intégration optimale et native.

Nous identifions également vos processus métiers : qui utilise quels documents ? À quelle fréquence ? Dans quel contexte ? Cette compréhension fonctionnelle garantit que l’intégration technique correspond réellement à vos usages.

Les différents modes d’intégration que nous proposons

Déploiement d’une GED : nous pouvons déployer une solution de Gestion Électronique de Documents, pour injecter directement les fichiers numérisés et indexés dans votre GED selon votre plan de classement. Les métadonnées sont mappées sur les champs de votre système. Vos utilisateurs retrouvent immédiatement les nouveaux documents dans un outil adapté.

Intégration dans un S.A.E (Système d’Archivage Électronique) : pour répondre aux besoins en matière de conservation légale et probatoire des documents, nous proposons également l’intégration dans un Système d’Archivage Électronique (S.A.E). Ce dispositif certifie l’authenticité, l’intégrité et la pérennité de vos documents numériques, en respectant les normes et réglementations en vigueur (NF Z42-013, RGPD, etc.). Le S.A.E constitue une véritable garantie juridique en cas de litige ou de contrôle, tout en offrant des fonctionnalités avancées de gestion du cycle de vie des documents. Vos archives sensibles, telles que contrats, documents RH ou pièces comptables, bénéficient ainsi d’une conservation sécurisée et conforme aux obligations légales.

Connexion à vos logiciels métiers : pour vos logiciels de comptabilité, vos ERP ou encore vos outils métiers spécifiques, nous développons des connecteurs permettant d’associer automatiquement les documents numérisés aux entités correspondantes. Ainsi, une facture fournisseur apparaît directement dans la fiche du fournisseur concerné, un contrat client est rattaché au dossier correspondant dans votre CRM, et toutes vos informations sont centralisées sans saisie supplémentaire.

Export vers vos serveurs internes : pour les organisations qui souhaitent conserver un hébergement interne, nous structurons vos fichiers selon votre arborescence documentaire et assurons un transfert sécurisé vers vos serveurs. Les bases de données d’indexation vous sont également remises dans le format le plus adapté à vos outils existants.