Organisation des archives

Centre MEMORIS met à votre disposition des archivistes professionnels qui adoptent une approche conseil personnalisée. Nos experts se déplacent dans vos locaux en Occitanie et Centre-Val de Loire pour analyser votre situation documentaire et vous proposer des solutions d’organisation adaptées à votre activité. Ils maîtrisent parfaitement les durées de conservation légales spécifiques à chaque typologie de document et à votre secteur professionnel. Cette expertise vous assure une conformité réglementaire totale tout en optimisant l’utilisation de vos surfaces de stockage et en réduisant vos coûts immobiliers (ex location d’un local archives).

Comment nous vous aidons concrètement ?

L’analyse approfondie de vos fonds documentaires par nos experts permet d’identifier précisément chaque catégorie de documents : factures clients et fournisseurs, bulletins de paie, contrats commerciaux, registres comptables, dossiers juridiques ou documents administratifs. Chaque typologie bénéficie d’un traitement spécifique conforme aux durées de conservation légales imposées par le Code de commerce, le Code du travail ou les réglementations sectorielles particulières.

Nos archivistes établissent un tableau de gestion détaillé qui liste tous vos documents avec leurs durées de conservation obligatoires. Cette approche vous apporte une visibilité complète sur vos archives et élimine les risques juridiques liés à la destruction prématurée ou à la conservation excessive de documents.

Ensuite, nos archivistes procèdent au tri et au classement de vos archives selon un plan de classement personnalisé. Ils séparent ce qui peut être détruit (avec votre accord préalable et autorités de Tutelles si nécessaire) de ce qui doit être conservé. Cette étape libère en moyenne 25% de votre espace de stockage actuel et facilite ensuite la recherche et la consultation de vos documents. Notre proximité géographique en Occitanie et Centre-Val de Loire permet des interventions régulières pour maintenir l’organisation de vos archives dans la durée.

Nous rencontrons régulièrement des organisations ayant connue une forte croissance sans organiser leur gestion documentaire. Nous constatons également des pratiques personnelles en décalage avec la politique d’archivage définie au sein de l’entreprise. Certains clients prennent conscience de la complexité d’un transfert d’archives lors d’un déménagement de locaux.

L’organisation ou la réorganisation globale de vos archives constitue un projet sensible qui améliore durablement votre efficacité opérationnelle et génère des gains économiques mesurables. La réorganisation complète convient aux entreprises qui ont accumulé des années d’archives sans vraie méthode.

Notre méthodologie de réorganisation d’archives

Nos archivistes professionnels visitent vos espaces de stockage, échangent avec vos équipes pour comprendre votre situation actuelle. Cette phase de diagnostic identifie les dysfonctionnements, évalue les volumes à traiter, analyse vos flux documentaires et mesure les risques et coûts cachés liés à une mauvaise organisation des archives. Ce bilan nous permet de vous proposer des recommandations personnalisées adaptées aux réalités de votre entreprise.

Après cette première phase, nos archivistes conçoivent avec vous un plan de classement qui s’appuie sur votre organisation métier, vos processus internes et vos besoins d’accès aux documents. Ils s’adaptent aux spécificités de chacun de vos métiers, que vous soyez avocat, expert-comptable, notaire, entreprise industrielle, prestataire de service, organisation publiques, laboratoire d’analyses… Il n’y a pas de solution unique, nous adaptons le système à votre façon de travailler ce qui garantit une solution pertinente et facilement appropriable par vos équipes.

La mise en œuvre opérationnelle de la réorganisation mobilise nos archivistes sur votre site ou dans nos centres de conservation d’archives pour trier, classer, reconditionner et réimplanter l’ensemble de vos archives selon le nouveau système. Une fois l’opération terminée, nous ne vous laissons pas seul face à votre nouvel archivage. Nous formons vos équipes pour qu’elles s’approprie le nouveau système de classement pour une bonne utilisation au quotidien.