
Archivage électronique
Coffre-fort numérique
Des solutions d’archivage
électronique certifiées
Centre Memoris accompagne les entreprises et professionnels de la région d’Occitanie et du Centre-Val de Loire dans la mise en place de solutions d’archivage électronique sécurisées et conformes. Que vous soyez un notaire gérant des contrats immobiliers critiques, un expert-comptable conservant des données fiscales sensibles, un supermarchés archivant des données de ventes massives, un cabinet d’avocats manipulant des dossiers confidentiels, une entreprise industrielle gérant des plans techniques, un architecte conservant des projets détaillés, ou un organisme certificateur maintenant des registres de conformité, Centre Mémoris propose des coffre-forts électroniques sécurisés et conformes aux exigences normatives et légales de votre secteur d’activité.

Système d’archivage électronique (S.A.E.)
Un gage de sécurité et de conformité
pour vos données numériques
Nous sommes tous conscients de l’accroissement exponentiel du nombre de documents électroniques gérés par les organisations et le volume qu’ils occupent sur les serveurs. Par ailleurs, le RGPD impose une organisation structurée pour programmer la destruction des documents conformément aux durées légales de conservation. Enfin comment conserver la valeur légale d’un document électronique ? La vocation d’un système d’archivage électronique est de répondre aux exigences légales en garantissant une valeur probante, de sécurité validée par les normes NF Z42-013 et ISO 27001 et de conformité RGPD par la suppression automatisée des fichiers électroniques.
Notre système d’archivage électronique est capable de gérer tous types de documents : factures, contrats, courriers, rapports, présentations, plans, photos, vidéos, ou tout autre format numérique relevant de votre domaine d’activité. Cette polyvalence vous permet de centraliser l’ensemble de votre documentation professionnelle dans une solution unique et sécurisée.
Coffre-fort numérique hébergés en France
Notre système d’archivage électronique repose sur une infrastructure hébergée en France. Les données sont hébergées dans des datacenters certifiés qui répondent aux normes internationales les plus strictes en matière de sécurité physique et informatique. Les données sont sauvegardées en continu sur plusieurs serveurs géographiquement distincts. Cette redondance garantit qu’aucune donnée n’est jamais perdue, même en cas de panne matérielle catastrophique ou de sinistre affectant un centre de données. En cas de défaillance majeure, votre activité bascule automatiquement sur un serveur de secours sans interruption de service.
Notre système d’archivage électronique répond à toutes les exigences réglementaires en vigueur. Les archives électroniques conservent leur valeur probante et légale grâce à un respect scrupuleux de la norme NF Z42-013 relatives à l’archivage électronique. Les fonctionnalités de signature électronique qualifiée intègrent les dispositions du Règlement eIDAS européen, ce qui confère une valeur légale équivalente aux signatures manuscrites, essentielle pour les notaires, avocats et experts-comptables.
Le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est intégré à chaque niveau de nos solutions. Les droits d’accès vous permettent de définir précisément qui peut consulter, modifier ou supprimer chaque catégorie de documents. Des journaux de preuves traçables enregistrent chaque action sur vos données, ce qui facilite les vérifications d’audit et les investigations en cas de problème.
Efficacité, traçabilité et sécurité pour votre S.A.E.
Notre système d’archivage électronique (SAE) révolutionne la manière dont votre organisation gère et exploite ses documents. Vous accédez instantanément à n’importe quel contrat, facture ou courrier, gagnant ainsi en efficacité. Qu’il s’agisse d’un cabinet juridique, d’un expert-comptable ou d’une entreprise industrielle, cette rapidité transforme votre productivité et facilite la préparation de vos projets.
Les workflows intégrés permettent quant à eux d’accélérer vos processus métiers. Notifications automatiques, circuits de validation fluides, suivi des étapes : le système élimine les retards et oublis, garantissant que chaque dossier progresse dans les délais impartis. Pour un organisme certificateur, un industriel ou un service achat, cette automatisation se traduit par des processus maîtrisés et plus réactifs.
Les droits d’accès sont configurables par personne et par catégorie de documents. Un collaborateur n’a accès qu’aux documents pertinents pour sa fonction. Cette segmentation garantit la confidentialité : un membre du service administratif n’accède pas aux documents stratégiques, un représentant commercial n’accède pas aux données sensibles du service comptable. Pour les supermarchés gérant des données commerciales sensibles, cette sécurité par rôle protège contre les divulgations accidentelles à la concurrence ou aux fournisseurs.
Comment nos experts digitaux vous accompagnent pour une transition réussie ?
Nous savons que la mise en place d’un système d’archivage électronique représente une étape clé pour votre organisation. C’est pourquoi nous proposons un accompagnement complet, depuis l’analyse de vos besoins jusqu’au déploiement opérationnel. Nos experts vous conseillent sur la structuration de vos données, la configuration des accès et l’intégration avec vos outils existants. Nous assurons également la formation de vos équipes afin de garantir une adoption fluide et rapide. Avec notre proximité et notre expertise en dématérialisation, vous bénéficiez d’une solution clé en main qui allie performance, sécurité et simplicité d’utilisation.
Coffre-fort numérique RH
Archivage et distribution
de vos dossiers RH
Les dossiers du personnel contiennent des informations extrêmement sensibles et confidentielles : contrats de travail, bulletins de paie, évaluations de performance, données de santé, informations bancaires, données relatives à la vie privée des collaborateurs. Ces données bénéficient d’une protection renforcée en vertu du Code du travail, du RGPD et des conventions collectives applicables. Leur divulgation accidentelle ou leur accès par une personne non autorisée expose gravement votre entreprise à des risques juridiques, des sanctions de la CNIL et une atteinte à la confiance de vos collaborateurs.
Centre Memoris propose un coffre-fort numérique RH certifié NF Z42-020 qui répond à toutes ces exigences légales et réglementaires. C’est une solution d’archivage électronique dédiée aux ressources humaines, conçue et configurée pour les obligations très strictes du domaine.
Distribution dématérialisée de vos bulletins de paie : respectez votre obligation légale en toute sécurité
La distribution dématérialisée des bulletins de paie est aujourd’hui une solution incontournable pour allier modernité, efficacité et respect des obligations légales. En optant pour notre solution de coffre-fort numérique RH sécurisé, vous garantissez à vos collaborateurs un accès personnel, confidentiel et permanent à leurs bulletins de paie. Conformément au Code du travail et au RGPD, chaque bulletin conserve sa valeur probatoire et bénéficie d’une conservation à long terme dans un espace entièrement sécurisé. Cette solution réduit les coûts liés à l’impression et à l’envoi postal, tout en simplifiant la gestion administrative pour vos équipes RH. Grâce à la dématérialisation, vous respectez vos obligations légales, vous optimisez vos processus internes et vous offrez à vos salariés un service moderne, fiable et accessible 24h/24 depuis n’importe quel support.
Quelles sont les exigences de conformité d’un coffre-fort numérique RH ?
Un coffre-fort numérique RH ne se limite pas à une simple solution de stockage : il doit répondre à des normes et obligations précises. En matière de RGPD, il doit garantir le respect des droits des collaborateurs (droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement des données). Les données personnelles ne doivent être accessibles qu’aux personnes habilitées et conservées uniquement le temps nécessaire. Sur le plan réglementaire, il doit également assurer la conservation légale de certaines pièces comme les bulletins de paie dématérialisés, en respectant leur valeur probatoire et leur intégrité. Enfin, il doit offrir une traçabilité complète et immuable des opérations pour répondre aux exigences des autorités de contrôle et justifier de la conformité en cas de litige ou de contrôle social et fiscal.
Une mise en place rapide, simple et efficace
Nos experts digitaux vous accompagnent pas à pas pour garantir une mise en place fluide et parfaitement adaptée à vos besoins. Nous définissons avec vous un plan de déploiement personnalisé, incluant la configuration des droits d’accès, l’organisation des catégories de documents et la mise en place des workflows RH spécifiques. L’intégration technique avec vos outils existants (SIRH, logiciels de paie, ERP) est assurée par nos équipes pour une compatibilité parfaite et une continuité de service sans rupture.
Au-delà de cette approche structurée, notre Coffre-fort numérique RH se distingue par sa simplicité : il s’agit d’un outil rapide à déployer, facile à utiliser au quotidien et pensé pour être immédiatement opérationnel. Vos collaborateurs prennent en main la solution sans effort, grâce à une interface claire et intuitive. Enfin, nous avons conçu une offre économique et flexible : grâce à notre offre tarifaire très attractive, vous bénéficiez d’un service hautement sécurisé et conforme, tout en maîtrisant vos coûts.
Résultat : une transition rapide, sécurisée et rentable, qui allie performance et simplicité.


Coffre-fort numérique dossiers SIV
Une solution certifiée NF Z42-020
pour les concessionnaires automobiles
Centre MEMORIS accompagne les concessionnaires automobiles de la région Occitanie et du Centre-Val de Loire dans la mise en place d’une solution de coffre-fort numérique SIV conforme pour l’archivage de leurs dossiers d’immatriculation de véhicules. Cette obligation réglementaire impose une conservation fiable et sécurisée de documents essentiels à votre activité commerciale : certificats d’immatriculation, demandes d’immatriculation, documents d’identification des clients, contrats de vente, factures, données de financement, certificats de conformité, rapports de visite technique, historiques de maintenance.
Nous proposons une solution de coffre-fort numérique spécialement configurée pour répondre aux exigences strictes de l’archivage automobile. Cette infrastructure professionnelle garantit la sécurité absolue de vos données d’immatriculation, leur disponibilité permanente pour vos collaborateurs et votre conformité totale aux obligations légales et réglementaires applicables aux concessionnaires.
Coffre-fort numérique SIV conforme NF Z42-020 avec connectivité préfectorale
Notre coffre-fort numérique SIV est certifié NF Z42-020, la norme française d’archivage électronique qui garantit l’intégrité, la pérennité et l’authenticité de vos documents numériques
Le coffre-fort numérique SIV est directement connecté aux systèmes des préfectures pour faciliter vos interactions administratives. Vos dossiers d’immatriculation archivés dans notre solution sont accessibles conformément aux demandes préfectorales sans manipulation manuelle de documents papier. Cette connectivité administrative simplifie vos procédures administratives courantes : les demandes de double des certificats d’immatriculation, les modifications d’immatriculation, les transferts de propriété, les consultations administratives s’effectuent directement depuis le coffre-fort numérique sans délai ni risque de perte documentaire.
L’interface est conçue pour être simple et intuitive, accessible aux gestionnaires administratifs de votre concessionnaire sans formation technique complexe. Vos collaborateurs effectuent leurs recherches par immatriculation, nom du propriétaire ou date, avec localisation instantanée du dossier complet. Consulter, télécharger ou imprimer un document prend quelques secondes.
Notre expertise : un accompagnement complet et des solutions simples et économiques
Nous mettons notre expertise en dématérialisation au service des professionnels de l’automobile. Nous proposons un déploiement rapide, une interface ergonomique et une tarification mensuelle attractive.
Nous restons disponibles après le déploiement pour répondre aux questions et effectuer les ajustements nécessaires. Cette démarche simple et progressive minimise le stress de la transition et garantit une adoption réussie par vos collaborateurs.
Les bénéfices concrets pour votre entreprise
Votre partenaire expert
en archivage électronique
_ Vous libérez vos équipes des contraintes administratives
Nos solutions d’archivage électronique automatisent la gestion de vos archives électroniques. Vos collaborateurs se concentrent sur des missions à forte valeur ajoutée.
_ Vous respectez vos obligations légales et réglementaires
Nos solutions certifiées garantissent le respect de toutes vos obligations légales. Conservation, traçabilité et sécurité des accès sont assurées, vous offrant une tranquillité d’esprit totale face aux contrôles.
_ Vous réduisez vos coûts
En externalisant votre archivage électronique, vous éliminez les investissements lourds en serveurs, logiciels et maintenance informatique.
Vous payez un tarif mensuel transparent adapté à vos vrais besoins, sans frais surprises.
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