Archivage électronique

Nous sommes tous conscients de l’accroissement exponentiel du nombre de documents électroniques gérés par les organisations et le volume qu’ils occupent sur les serveurs. Par ailleurs, le RGPD impose une organisation structurée pour programmer la destruction des documents conformément aux durées légales de conservation. Enfin comment conserver la valeur légale d’un document électronique ? La vocation d’un système d’archivage électronique est de répondre aux exigences légales en garantissant une valeur probante, de sécurité validée par les normes NF Z42-013 et ISO 27001 et de conformité RGPD par la suppression automatisée des fichiers électroniques.

Notre système d’archivage électronique est capable de gérer tous types de documents : factures, contrats, courriers, rapports, présentations, plans, photos, vidéos, ou tout autre format numérique relevant de votre domaine d’activité. Cette polyvalence vous permet de centraliser l’ensemble de votre documentation professionnelle dans une solution unique et sécurisée.

Coffre-fort numérique hébergés en France

Notre système d’archivage électronique repose sur une infrastructure hébergée en France. Les données sont hébergées dans des datacenters certifiés qui répondent aux normes internationales les plus strictes en matière de sécurité physique et informatique. Les données sont sauvegardées en continu sur plusieurs serveurs géographiquement distincts. Cette redondance garantit qu’aucune donnée n’est jamais perdue, même en cas de panne matérielle catastrophique ou de sinistre affectant un centre de données. En cas de défaillance majeure, votre activité bascule automatiquement sur un serveur de secours sans interruption de service.

Notre système d’archivage électronique répond à toutes les exigences réglementaires en vigueur. Les archives électroniques conservent leur valeur probante et légale grâce à un respect scrupuleux de la norme NF Z42-013 relatives à l’archivage électronique. Les fonctionnalités de signature électronique qualifiée intègrent les dispositions du Règlement eIDAS européen, ce qui confère une valeur légale équivalente aux signatures manuscrites, essentielle pour les notaires, avocats et experts-comptables.

Le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est intégré à chaque niveau de nos solutions. Les droits d’accès vous permettent de définir précisément qui peut consulter, modifier ou supprimer chaque catégorie de documents. Des journaux de preuves traçables enregistrent chaque action sur vos données, ce qui facilite les vérifications d’audit et les investigations en cas de problème.

Efficacité, traçabilité et sécurité pour votre S.A.E.

Notre système d’archivage électronique (SAE) révolutionne la manière dont votre organisation gère et exploite ses documents. Vous accédez instantanément à n’importe quel contrat, facture ou courrier, gagnant ainsi en efficacité. Qu’il s’agisse d’un cabinet juridique, d’un expert-comptable ou d’une entreprise industrielle, cette rapidité transforme votre productivité et facilite la préparation de vos projets.

Les workflows intégrés permettent quant à eux d’accélérer vos processus métiers. Notifications automatiques, circuits de validation fluides, suivi des étapes : le système élimine les retards et oublis, garantissant que chaque dossier progresse dans les délais impartis. Pour un organisme certificateur, un industriel ou un service achat, cette automatisation se traduit par des processus maîtrisés et plus réactifs.

Les droits d’accès sont configurables par personne et par catégorie de documents. Un collaborateur n’a accès qu’aux documents pertinents pour sa fonction. Cette segmentation garantit la confidentialité : un membre du service administratif n’accède pas aux documents stratégiques, un représentant commercial n’accède pas aux données sensibles du service comptable. Pour les supermarchés gérant des données commerciales sensibles, cette sécurité par rôle protège contre les divulgations accidentelles à la concurrence ou aux fournisseurs.

Comment nos experts digitaux vous accompagnent pour une transition réussie ?

Nous savons que la mise en place d’un système d’archivage électronique représente une étape clé pour votre organisation. C’est pourquoi nous proposons un accompagnement complet, depuis l’analyse de vos besoins jusqu’au déploiement opérationnel. Nos experts vous conseillent sur la structuration de vos données, la configuration des accès et l’intégration avec vos outils existants. Nous assurons également la formation de vos équipes afin de garantir une adoption fluide et rapide. Avec notre proximité et notre expertise en dématérialisation, vous bénéficiez d’une solution clé en main qui allie performance, sécurité et simplicité d’utilisation.

Centre MEMORIS accompagne les concessionnaires automobiles de la région Occitanie et du Centre-Val de Loire dans la mise en place d’une solution de coffre-fort numérique SIV conforme pour l’archivage de leurs dossiers d’immatriculation de véhicules. Cette obligation réglementaire impose une conservation fiable et sécurisée de documents essentiels à votre activité commerciale : certificats d’immatriculation, demandes d’immatriculation, documents d’identification des clients, contrats de vente, factures, données de financement, certificats de conformité, rapports de visite technique, historiques de maintenance.

Nous proposons une solution de coffre-fort numérique spécialement configurée pour répondre aux exigences strictes de l’archivage automobile. Cette infrastructure professionnelle garantit la sécurité absolue de vos données d’immatriculation, leur disponibilité permanente pour vos collaborateurs et votre conformité totale aux obligations légales et réglementaires applicables aux concessionnaires.

Coffre-fort numérique SIV conforme NF Z42-020 avec connectivité préfectorale

Notre coffre-fort numérique SIV est certifié NF Z42-020, la norme française d’archivage électronique qui garantit l’intégrité, la pérennité et l’authenticité de vos documents numériques

Le coffre-fort numérique SIV est directement connecté aux systèmes des préfectures pour faciliter vos interactions administratives. Vos dossiers d’immatriculation archivés dans notre solution sont accessibles conformément aux demandes préfectorales sans manipulation manuelle de documents papier. Cette connectivité administrative simplifie vos procédures administratives courantes : les demandes de double des certificats d’immatriculation, les modifications d’immatriculation, les transferts de propriété, les consultations administratives s’effectuent directement depuis le coffre-fort numérique sans délai ni risque de perte documentaire.

L’interface est conçue pour être simple et intuitive, accessible aux gestionnaires administratifs de votre concessionnaire sans formation technique complexe. Vos collaborateurs effectuent leurs recherches par immatriculation, nom du propriétaire ou date, avec localisation instantanée du dossier complet. Consulter, télécharger ou imprimer un document prend quelques secondes.

Notre expertise : un accompagnement complet et des solutions simples et économiques

Nous mettons notre expertise en dématérialisation au service des professionnels de l’automobile. Nous proposons un déploiement rapide, une interface ergonomique et une tarification mensuelle attractive.

Nous restons disponibles après le déploiement pour répondre aux questions et effectuer les ajustements nécessaires. Cette démarche simple et progressive minimise le stress de la transition et garantit une adoption réussie par vos collaborateurs.