Voici un guide pratique pour trier et classer vos archives professionnelles de manière efficace et conforme aux obligations légales.

Étape 1 : Définir une politique d’archivage

• Identifier les types de documents à archiver (comptabilité, contrats, RH, correspondances, etc.).
• Déterminer les durées de conservation légales selon la nature des documents.
• Mettre en place une classification claire (physique et numérique).

Étape 2 : Trier et éliminer les documents inutiles

• Supprimer les documents obsolètes ou hors durée légale de conservation.
• Numériser les documents papier si possible pour un accès facilité.
• Détruire de manière sécurisée les documents confidentiels non nécessaires.

Étape 3 : Classer efficacement les archives

• Classement par catégories (factures, contrats, documents RH…).
• Classement alphabétique (clients, fournisseurs, projets…).
• Classement chronologique (année, trimestre, mois).
• Utiliser des références et codes pour un repérage rapide.

Étape 4 : Organiser le stockage physique et numérique

• Archivage papier : Classeurs, boîtes d’archives, rayonnages sécurisés.
• Archivage numérique : Cloud sécurisé, serveurs internes, solutions GED (Gestion Électronique de Documents).
• Assurer la protection des documents sensibles (accès restreint, mots de passe, cryptage).

Étape 5 : Garantir l’accessibilité et la traçabilité

• Établir une liste des personnes autorisées à consulter les archives.
• Mettre en place un registre ou un logiciel de suivi des accès.
• Vérifier régulièrement la mise à jour et l’intégrité des archives.

Étape 6 : Planifier la destruction des documents

• Identifier les documents à détruire chaque année en fonction des délais légaux.
• Utiliser des destructeurs de documents ou faire appel à un prestataire certifié.
• Conserver une preuve de destruction si nécessaire.

Un archivage bien organisé permet un gain de temps, une meilleure sécurité et une conformité assurée !

Besoin de conseils pour optimiser la gestion de vos documents ? Contactez dès maintenant Centre Mémoris.