La gestion des archives est une tâche essentielle pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Cependant, choisir entre une gestion interne ou une externalisation est une décision stratégique. Faire appel à un prestataire spécialisé comme Centre Memoris présente de nombreux avantages par rapport au stockage en interne.

Expertise et conformité légale assurées

Les obligations légales en matière de conservation des documents sont complexes et varient selon le type de document (fiches de paie, contrats, factures, dossiers médicaux, etc.). En cas de contrôle, une mauvaise gestion des archives peut entraîner des sanctions financières ou juridiques.

En confiant vos archives à Centre Memoris, vous bénéficiez de l’expertise d’un prestataire spécialisé qui :

• Connaît les réglementations en vigueur, comme les durées légales de conservation.
• Organise vos documents pour garantir une traçabilité optimale.Veille à respecter des normes strictes de confidentialité et de sécurité, notamment en conformité avec le RGPD.

Sécurité renforcée pour les documents

Le stockage interne expose vos archives à divers risques :

Vol ou accès non autorisé.
Incendies, inondations ou détériorations liées à des conditions inadéquates (humidité, lumière excessive, etc.).

Centre Memoris dispose d’infrastructures spécialement conçues pour la conservation des archives :

• Locaux sécurisés avec contrôle d’accès strict.
• Systèmes de vidéosurveillance et protections contre les sinistres (détection incendie, climatisation adaptée).
• Gestion professionnelle pour éviter les pertes ou les détériorations.

Avec ces mesures, vos archives sont protégées dans des conditions optimales, bien au-delà de ce qu’un espace interne peut offrir.

Gain d’espace et réduction des coûts

Stocker vos archives en interne peut rapidement devenir coûteux et inefficace :

• Espace limité : Les archives prennent de la place, qui pourrait être mieux utilisée pour des activités à forte valeur ajoutée.
• Coûts supplémentaires : Louer ou aménager des espaces adaptés, acheter des équipements de stockage, et employer du personnel pour gérer les archives représentent des dépenses significatives.

Externaliser vos archives avec Centre Memoris permet de : Libérer de l’espace dans vos locaux, réduire les coûts fixes liés à la gestion des archives, transformer une tâche chronophage en un service externalisé performant.

Gain d’espace et réduction des coûts

Une mauvaise organisation en interne peut rendre l’accès à vos archives lent et laborieux.

Centre Memoris propose :

• Des systèmes de suivi rigoureux, permettant de localiser rapidement un document.
• Un service de numérisation pour un accès instantané à vos archives, idéal pour les audits ou la gestion à distance.
• Grâce à ces solutions, vous gagnez du temps et améliorez l’efficacité de vos opérations.

Gain d’espace et réduction des coûts

Une mauvaise organisation en interne peut rendre l’accès à vos archives lent et laborieux.

Lorsque les documents atteignent leur durée légale de conservation, leur destruction doit être réalisée de manière sécurisée pour éviter tout risque de fuite de données.

Centre Memoris prend en charge :

• La destruction conforme aux normes en vigueur, avec remise d’un certificat.
• La protection de vos informations sensibles tout au long du processus.

Stocker vos archives en interne peut sembler pratique à première vue, mais cela entraîne des coûts cachés, des risques pour la sécurité, et une gestion souvent inefficace. En faisant appel à un prestataire spécialisé comme Centre Memoris, vous bénéficiez d’une solution clé en main, adaptée à vos besoins.

Contactez-nous pour plus de renseignements sur nos solutions de gestion d’archives, devis (gratuit) ou autres questions via le formulaire ci-dessous.