Comment les avocats peuvent-ils optimiser la gestion de leurs documents ?

La gestion des dossiers juridiques constitue un défi majeur pour les cabinets d’avocats, en raison de la sensibilité des informations qu’ils contiennent et des exigences légales strictes en matière de conservation. Dans les région Occitanie et Centre de Val de Loire marquées par une activité juridique dynamique, il est crucial de disposer de solutions d’archivage physique fiables, qui garantissent à la fois sécurité, traçabilité et conformité réglementaire.

En externalisant leurs archives, les cabinets d’avocats peuvent surmonter ces défis. Centre Mémoris dispose d’infrastructures modernes et conformes aux exigences réglementaires, garantissant un stockage sécurisé des documents. L’organisation des archives est réalisée de manière méthodique et restent accessibles en quelques clics grâce à des outils numériques performants.

Les défis spécifiques d’archivage des cabinets d’avocats

Les cabinets d’avocats traitent des documents variés : actes notariés, correspondances, pièces de procédure, contrats et preuves diverses. Ces dossiers doivent être conservés pendant des périodes pouvant aller jusqu’à 30 ans, selon la nature des affaires traitées, voire plus en cas de contentieux ou de prescriptions longues.

L’archivage physique répond à plusieurs enjeux :

• Sécurité : Protection des données confidentielles.
• Organisation : Accès rapide et méthodique aux dossiers.
• Conformité légale : Respect des obligations liées à la conservation des documents juridiques.

Externalisez le stockage de vos dossiers

Prise en charge, conditionnement, transport de vos archives, conservation et consultation jusqu’à leur restitution ou la destruction, les experts Centre Memoris accompagnent les avocats, dans leur projet d’archivage physique de vos documents juridiques dans les régions d’Occitanie et du Centre Val de Loire.

Une solution simple, efficace et économique pour la conservation des vos archives et documents juridiques

• Numérisation de vos actes notariés : Des outils performants pour numériser vos actes notariés et autres documents dans le respect des standards de qualité.
• Classement intelligent : Une organisation par catégories et mots-clés pour retrouver vos données en quelques clics.
• Conformité juridique : Nos solutions respectent les exigences des archives notariales, garantissant leur intégrité et leur authenticité.

Comment se déroule une prestation d’externalisation d’archives dédiée aux avocats ?

1/ Tri et classement de vos archives

En amont de votre projet d’externalisation d’archives, nos archivistes experts peuvent intervenir pour réaliser le tri et le classement de vos archives et ainsi diminuer le volume à conserver.

2/ Enlèvement et stockage de vos archives dans nos centres de conservation sécurisés

Nos archivistes professionnels s’occupent de tout ! Notre expertise vous garantit une gestion efficace pour vos grands volumes d’archives, tout en vous offrant un service personnalisé et flexible.

3/ Commande et livraison de vos archives via votre espace client

La gestion de vos archives externalisées est simplifiée grâce à votre espace Client disponible 24h/24h.  Notre logiciel de gestion d’archives permet d’effectuer en quelques clics, les commandes de fournitures (conteneurs), les demandes de consultations d’archives, visualiser les dernières statistiques et indicateurs.

4/ Destruction sécurisée de vos archives confidentielles

Centre Mémoris propose un service pour la destruction de vos documents confidentiel.

Choisir un partenaire local pour les avocats

En Occitanie et dans la région du Centre Val de Loire, Centre Memoris propose des services d’archivage sur mesure, avec une connaissance des impératifs juridiques locaux et nationaux. Faire appel à un prestataire régional garantit une meilleure réactivité et une relation de confiance.

L’externalisation des archives n’est pas simplement une solution logistique ; c’est un levier stratégique pour les cabinets d’avocats, leur permettant de conjuguer efficacité, sécurité et maîtrise des coûts.

Contactez-nous via le formulaire ci-dessous, ou par téléphone, pour plus d’information sur nos prestations d’archivage physique ou une demande de devis (gratuit).