Pourquoi externaliser la conservation de vos documents administratifs ?

La gestion des documents administratifs est une tâche essentielle pour les entreprises. Qu’il s’agisse de factures, contrats, registres comptables, ou autres documents officiels, leur conservation est souvent imposée par la loi et requiert une organisation rigoureuse. Pour répondre à ces besoins, Centre Mémoris, spécialiste de proximité pour l’archivage de documents, propose des services de stockage et gestion d’archives adaptées et sécurisées pour les entreprises des régions de l’Occitanie et du Centre Val de Loire.

Sécurisez l’archivage de vos documents

Les entreprises accumulent des volumes importants de documents administratifs, dont la conservation est obligatoire sur des périodes parfois très longues (de 3 à 10 ans, voire plus, selon les réglementations). Cependant, la gestion de ces archives peut vite devenir problématique :

• Manque d’espace : les locaux d’entreprise ne sont pas toujours adaptés pour stocker d’importants volumes de documents.
• Risque de non-conformité : une gestion désorganisée peut entraîner des sanctions en cas de contrôle fiscal ou légal.
• Sécurité insuffisante : les documents sensibles risquent d’être perdus ou endommagés.

Externaliser vos archives administratives auprès d’un prestataire spécialisé comme Centre Mémoris permet de garantir leur conservation dans des conditions optimales, tout en vous libérant des contraintes logistiques.

Les solutions d’archivage physique de Centre Mémoris

Service de stockage d’archives sécurisé

Centre Mémoris dispose d’infrastructures spécialement conçues pour la conservation à long terme des documents administratifs :

• Conservation sécurisée : Protection contre l’humidité, les incendies, et les dégradations accidentelles.
• Systèmes de sécurité avancés : Contrôle d’accès, vidéosurveillance, et protocoles rigoureux pour préserver la confidentialité de vos documents.
• Organisation professionnelle : Vos documents sont classés et référencés pour permettre une traçabilité parfaite.

Gestion optimisée et accessibilité rapide à vos archives administratives  

Grâce à votre espace clients, vous gérez simplement et facilement vos archives externalisées chez Centre Memoris :

• Commande de fournitures : conteneurs.
• Commandes et livraisons des archives : vos archives sont livrées sous 48 heures.
• Services de numérisation : Si nécessaire, vos documents peuvent être numérisés et transmis de manière sécurisée.

Conformité légale et destruction certifiée

Centre Memoris s’assure que vos archives administratives sont gérées conformément aux obligations légales en vigueur :

• Durées de conservation respectées : Nous veillons à conserver vos documents aussi longtemps que la loi l’exige.
• Destruction sécurisée : Lorsque vos archives atteignent leur durée de conservation légale, elles sont détruites de manière sécurisée, avec la remise d’un certificat de destruction.

À qui s’adressent nos services d’archivage ?

• Les PME cherchant à optimiser l’espace et à sécuriser leurs archives.
• Les entreprises industrielles manipulant des volumes importants de documents administratifs et techniques.

Pourquoi choisir Centre Mémoris pour externaliser le stockage de vos archives

• Proximité géographique : Basé près de vos locaux, Centre Mémoris garantit un service réactif et personnalisé.
• Expertise reconnue : Avec des années d’expérience, nous comprenons les enjeux spécifiques des entreprises en matière de gestion documentaire.
• Optimisation de l’espace et des coûts : Externaliser vos archives vous permet de libérer de la place dans vos locaux, tout en réduisant les coûts liés à leur gestion interne.
• Sécurité renforcée : Vos documents administratifs sont conservés dans des conditions optimales, à l’abri de tout risque.

Contactez-nous via le formulaire ci-dessous, ou par téléphone, pour plus d’information sur nos services d’archivage physique ou une demande de devis (gratuit).