Archivage externalisé des dossiers du personnel : quels avantages pour votre entreprise ?

La gestion des dossiers du personnel est une mission cruciale pour les services Ressources Humaines (RH). Ces documents, souvent sensibles, nécessitent une conservation conforme aux obligations légales, tout en restant accessibles en cas de besoin. Pour répondre à ces exigences, Centre Mémoris, expert en archivage de proximité, propose des solutions d’archivage physique adaptées à vos besoins.

Les services RH manipulent une grande variété de documents : contrats de travail, fiches de paie, évaluations, dossiers médicaux, attestations, et bien plus. Ces documents doivent être conservés sur des périodes longues, souvent au-delà du départ des salariés, conformément aux obligations légales.

Cependant, la gestion interne de ces archives peut rapidement devenir problématique :

• Manque d’espace : les entreprises manquent souvent de locaux adaptés à la conservation à long terme.
• Risques de perte ou de détérioration : les dossiers papier sont exposés aux risques d’humidité, d’incendie ou de mauvaises manipulations.
• Conformité légale : une gestion inadéquate peut entraîner des sanctions en cas de contrôle.

Externaliser vos archives auprès d’un prestataire spécialisé de proximité, comme Centre Mémoris, vous permet de sécuriser vos documents tout en simplifiant leur gestion.

Les avantages de l’externalisation de vos dossiers RH

Conservation sécurisée des dossiers du personnel

Centre Mémoris offre des espaces de stockage sécurisés spécialement conçus pour garantir l’intégrité et la confidentialité de vos archives :

• Espaces protégés pour prévenir les détériorations physiques (feu, humidité, intrusion etc.).
• Systèmes de sécurité renforcés incluant vidéosurveillance, contrôle d’accès et procédures strictes de confidentialité.
• Organisation méthodique : les dossiers sont classés et étiquetés pour garantir leur traçabilité et leur accessibilité.

Accessibilité rapide et gestion optimisée  

Bien que conservés hors de vos locaux, vos documents restent facilement accessibles grâce à votre espace client accessible 24/24h.

• Commande de fournitures : conteneurs.
• Commandes et livraisons des archives : vos archives sont livrées sous 48 heures.
• Services de numérisation : Si nécessaire, vos documents peuvent être numérisés et transmis de manière sécurisée.

Conformité légale et destruction sécurisée

Les obligations légales liées aux archives RH sont complexes et varient selon les types de documents. Centre Mémoris assure :

• Une conservation conforme aux réglementations en vigueur (Code du travail, RGPD, etc.).
• Une destruction sécurisée des dossiers arrivés en fin de vie, avec un certificat de destruction à l’appui pour garantir la conformité.

À qui s’adressent nos solutions de stockage d’archives RH ?

• Les PME cherchant à optimiser l’espace et à garantir la conformité légale.
• Les entreprises industrielles souhaitant centraliser la gestion de leurs dossiers RH.

Pourquoi choisir Centre Mémoris pour externaliser le stockage de vos archives

• Proximité géographique : En tant que prestataire local, Centre Mémoris propose un service réactif, adapté aux entreprises de votre région.
• Gain d’espace et économies : Libérez vos locaux faîtes des économies.
• Sérénité assurée : Vos dossiers du personnel sont conservés dans des conditions optimales, vous protégeant contre les risques juridiques et opérationnels.

Contactez-nous via le formulaire ci-dessous, ou par téléphone, pour plus d’information sur nos prestations d’archivage physique ou une demande de devis (gratuit).