Comment dématérialiser efficacement vos factures et documents comptables ?

À l’heure de la transformation digitale des entreprises, les services de dématérialisation et d’archivage numérique se sont imposés comme une nécessité opérationnelle majeure. Pour les organisations implantées en Occitanie et en Centre-Val de Loire, régions caractérisées par un tissu économique diversifié alliant PME, ETI et grandes entreprises, la dématérialisation des factures et pièces comptables représente bien plus qu’une simple modernisation : c’est un enjeu de compétitivité, de conformité réglementaire et d’optimisation des ressources.

Comprendre la dématérialisation des documents comptables

La dématérialisation consiste à convertir l’ensemble de vos flux documentaires papier en formats numériques structurés et exploitables. Ce processus englobe la numérisation des documents existants, mais va bien au-delà en intégrant des mécanismes d’automatisation, de classification intelligente et d’archivage électronique pérenne. Dans le contexte comptable, cela concerne principalement les factures fournisseurs et clients, les notes de frais, les relevés bancaires, les bulletins de paie, les déclarations fiscales et l’ensemble des justificatifs nécessaires à la tenue de votre comptabilité.

L’objectif est double : d’une part, faciliter l’accès instantané à l’information pour tous les acteurs autorisés de l’entreprise, et d’autre part, garantir la traçabilité, l’intégrité et la valeur juridique des documents tout au long de leur cycle de vie, conformément aux exigences légales de conservation.

La facturation électronique obligatoire en 2026 : ce qu’il faut savoir

La France s’engage dans une réforme majeure qui transformera en profondeur les pratiques comptables de toutes les entreprises assujetties à la TVA. Dès le 1er septembre 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire selon un calendrier progressif établi par l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021.

Calendrier de déploiement

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.

Concernant l’émission, le calendrier se décline ainsi :

• Septembre 2026 : grandes entreprises et ETI
• Septembre 2027 : PME et micro-entreprises

Qu’est-ce qu’une facture électronique conforme ?

Il ne s’agit pas simplement d’un PDF envoyé par email. Une facture électronique réglementaire doit être émise, transmise et reçue dans un format structuré (XML, notamment) garantissant son authenticité, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité. Elle doit transiter via une plateforme agréée (ex PDP).

L’obligation de transmission des données de transaction

Au-delà de la facturation électronique, les entreprises devront également transmettre à l’administration fiscale des données complémentaires sur leurs transactions (e-reporting), permettant un pré-remplissage des déclarations de TVA et un meilleur contrôle de la fraude fiscale.

Notre solution de Plateforme Agréée (ex PDP)

Face à cette révolution réglementaire, nous proposons une solution PA complète agréée par l’administration fiscale, vous garantissant une mise en conformité totale avec les obligations légales de 2026.

Une solution complète et conforme

Fonctionnalités de notre Plateforme Agréée

Notre plateforme assure l’ensemble du cycle de vie de la facture électronique, de son émission à son archivage légal. Elle prend en charge automatiquement la conversion de vos factures dans les formats réglementaires requis (Factur-X, UBL, CII), leur validation syntaxique et sémantique, ainsi que leur transmission sécurisée.

Interopérabilité garantie

Notre Plateforme Agréée est conçue pour communiquer nativement avec l’ensemble des autres plateformes du marché. Les échanges sont fluides et automatisés. Cette interopérabilité s’étend également à vos outils de gestion : notre solution s’intègre avec les principaux logiciels comptables et ERP du marché (SAP, Cegid, Sage, Divalto, Odoo, etc.).

Sécurité et traçabilité

Chaque facture émise ou reçue via notre plateforme bénéficie d’un horodatage qualifié et d’une signature électronique garantissant son intégrité. Un journal d’audit complet retrace l’ensemble des opérations effectuées sur chaque document, répondant ainsi aux exigences de contrôle de l’administration fiscale.

Accompagnement à la mise en conformité

Au-delà de l’outil technologique, nous vous accompagnons dans votre transition : audit de vos processus actuels, paramétrage personnalisé de la plateforme selon vos flux métier, formation de vos équipes comptables et administratives, et assistance continue pour garantir une adoption réussie avant l’échéance réglementaire.

Notre gamme complète de services de dématérialisation

Numérisation et archivage électronique pour vos factures

Numérisation de vos documents existants

Nous prenons en charge la conversion de vos archives papier en fichiers numériques haute définition. Vos factures, relevés bancaires et pièces justificatives sont numérisés selon des standards professionnels garantissant une lisibilité optimale et une compatibilité avec vos systèmes de gestion.

Reconnaissance optique de caractères (OCR) et capture de données

Grâce à des technologies innovantes de reconnaissance intelligente de caractères, nous extrayons automatiquement les données clés de vos documents : montants, dates, identifiants fournisseurs, numéros de facture, lignes de TVA. Ces informations sont structurées et prêtes à être intégrées directement dans vos outils comptables, éliminant ainsi la ressaisie manuelle et les erreurs associées.

Indexation intelligente et classification automatique

Chaque document numérisé est automatiquement classé selon une arborescence personnalisée correspondant à votre organisation. Notre système d’indexation utilise des algorithmes de machine learning pour catégoriser vos documents selon des critères multiples : type de document, fournisseur, période comptable, centre de coûts, projet, etc. Cette classification intelligente permet des recherches ultra-rapides et une exploitation optimale de votre patrimoine documentaire.

Archivage électronique à valeur probante

Vos documents sont conservés dans un système d’archivage électronique (S.A.E.) conforme à la norme NF Z42-013, garantissant leur valeur juridique et leur opposabilité en cas de contrôle fiscal. Notre infrastructure assure l’intégrité, la pérennité et la traçabilité de vos archives numériques pendant toute la durée légale de conservation (10 ans pour les documents comptables). Les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés situés en France, avec des mécanismes de sauvegarde redondants.

Automatisation des workflows comptables

L’intégration native avec vos systèmes de gestion permet une automatisation complète de vos circuits de validation. Les factures numérisées peuvent être automatiquement routées vers les approbateurs concernés selon des règles métier prédéfinies, accélérant considérablement les cycles de traitement. Les données extraites alimentent directement vos écritures comptables, réduisant drastiquement les délais de saisie et les risques d’erreur.

Un accompagnement adapté aux spécificités régionales

Les entreprises d’Occitanie et du Centre-Val de Loire évoluent dans des contextes économiques variés, avec des secteurs d’activité aussi divers que l’aéronautique, les entreprises industrielles, la viticulture, les professions juridiques ou les PME. Nous avons développé une expertise approfondie des problématiques spécifiques à ces secteurs et proposons des solutions modulables adaptées à la taille et aux besoins de chaque organisation.

Notre approche privilégie le transfert de compétences : au-delà de la prestation technique, nous formons vos équipes aux bonnes pratiques de la gestion documentaire numérique et de la facturation électronique. Cette montée en compétence interne garantit votre autonomie et l’appropriation durable des outils déployés.

Préparez dès maintenant la transition vers la facturation électronique

L’échéance de septembre 2026 peut sembler lointaine, mais la complexité de la réforme et le temps nécessaire à l’adaptation de vos processus internes justifient d’anticiper dès à présent cette transition. Un projet de dématérialisation structuré nécessite généralement entre 6 et 12 mois pour être pleinement opérationnel, incluant les phases d’audit, de paramétrage, de migration des données historiques, de formation et d’accompagnement au changement.

Nous vous invitons à prendre contact avec nos experts pour réaliser un diagnostic personnalisé et gratuit de votre situation actuelle et élaborer une feuille de route adaptée à vos enjeux.

Contactez-nous via le formulaire ci-dessous ou par téléphone pour obtenir des informations complémentaires sur nos solutions de dématérialisation et de facturation électronique. Notre équipe se tient à votre disposition pour répondre à vos questions et vous accompagner dans cette transformation digitale essentielle.