Archivage physique

Pour bien externaliser ses archives et être en capacité de les consulter, il est indispensable de savoir ce que l’on possède réellement. L’inventaire est la clé d’une gestion efficace : il permet d’identifier chaque document, de déterminer sa durée légale de conservation et de le classer de manière cohérente. Sans cette étape, le risque est grand de conserver inutilement des volumes de papier, ou au contraire de perdre des documents importants. ils identifient chaque catégorie : factures, contrats, bulletins de paie, dossiers clients, registres comptables, documents administratifs.

Nos équipes s’occupent de tout. Vous n’avez pas à mobiliser vos collaborateurs pour trier, conditionner ou transporter vos archives. Nous apportons le matériel adapté (cartons normalisés, étiquettes de traçabilité) et gérons l’ensemble du processus. Vous gagnez un temps précieux que vous pouvez consacrer à votre cœur de métier.

Notre intervention rapide et complète

Dès votre demande, nous planifions une intervention dans des délais courts. Nos équipes locales, basées à Montpellier et Tours peuvent intervenir rapidement sur l’ensemble de vos territoires. Cette proximité géographique est un atout majeur : pas d’attente de plusieurs semaines, pas de frais de déplacement excessifs. Nous sommes votre partenaire d’archivage de proximité.

Sur place, nos archivistes conditionnent vos documents par typologies et durées de conservation pour simplifier leur élimination. Ils utilisent une gamme de conteneurs adaptée à chaque type d’archive (dossiers, boites archives…). Ces conteneurs sont conçus en carton recyclé et recyclable pour respecter nos engagements RSE.

Chaque carton collecté fait l’objet d’un inventaire détaillé. Nos archivistes enregistrent le contenu, les dates, la nature des documents dans notre système informatique. La traçabilité est assurée pour la lecture de codes-barres apposés sur chaque conteneur. Vous recevez un bordereau d’enlèvement qui récapitule exactement ce qui a été pris en charge. Cette traçabilité totale vous garantit une visibilité permanente sur vos archives.

Nos entrepôts d’archivage répondent aux normes les plus exigeantes en matière de sécurité : système de détection incendie et d’extinction, détection intrusion, vidéosurveillance 24h/24, contrôle d’accès strict, prévention contre les nuisibles, isolation thermique des bâtiments. Toutes les mesures de sécurité sont déployées pour protéger vos archives.

En tant que prestataire spécialisé en archivage, nous garantissons la confidentialité absolue de vos documents. Nous conservons uniquement des documents papier et l’accès au centre de conservation n’est pas autorisée au public (sauf pour consultation sur place dans un espace sécurisé).

Une gestion intelligente des durées légales

Nous assurons le suivi des durées de conservation obligatoires et vous alertons automatiquement à leur échéance. Fini le risque de conserver trop longtemps des documents obsolètes ou, pire, de détruire prématurément des pièces encore nécessaires. Notre système de gestion intégré calcule les dates limites de conservation selon la réglementation en vigueur et vous propose des actions adaptées : prolongation, destruction sécurisée ou restitution.

Cette gestion proactive vous libère d’une charge administrative complexe et vous protège contre les risques de non-conformité réglementaire.

Consultation simple et rapide de vos archives

Besoin de consulter un document externalisé ? Votre espace client simplifie leur recherche et identification par mots clés : en quelques clics, vous pouvez commander vos archives. Nos équipes traitent vos demandes avec réactivité le jour même de votre commande ou à J+1. La transmission des documents consultés s’effectue par une livraison express dans vos locaux (sous 24 à 48 heures). Vous avez également la possibilité de consulter vos archives dans nos centres de conservation à Montpellier ou à Tours. Vous pouvez demander la numérisation des documents et vous seront envoyés par email sécurisé pour un accès immédiat.